北京离婚律师

您的位置> 北京离婚律师 > 新闻资讯 > 企业公章管理和使用存在的法律风险

企业公章管理和使用存在的法律风险

来源:北京离婚律师浏览:时间::06-05 16:08

一、企业公章管理和使用存在的法律风险

1、印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门就可随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。

2、印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

3、企业没有印章管理方面的规章制度。使用印章未经过严格审批,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印,印章保管者让印章离开自已的视线或在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

4、企业印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告、报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。

5、企业开具盖有公章的空白介绍信、合同、协议等法律文件造成的风险。我国《合同法》第49条有明确规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效。”可见,公章管理人须时刻警醒,稍有不慎,就可能带来严重后果,容易形成表见代理的法律风险。

6、企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。

7、企业没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,领导审批用印的签批单由经理办公室保存,时间长了很容易丢失。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,形成法律风险。

8、企业不重视管理项目部印章,对项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给企业带来较大的法律风险。

9、企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。

10、企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。

下载

二、企业应如何防范公章管理和使用的法律风险

防范公章管理和使用的法律风险应从如下几方面着手:

1、刻制印章应当经过本单位领导批准,未经批准不能擅自刻制印章。企业临时刻制印章,包括项目部印章,必须由印章管理部门统一提出,经过法律部门、专业部门审查,报公司主要领导审批。经批准后,由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前,应下发印章启用文件,未经启用的印章不能使用。

2、应在公安机关指定单位刻制印章,可以直接在公安机关备案,以后需要鉴定印章真伪时就有案可查。

3、企业要制定印章管理规定,指定印章管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。

4、企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时,要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育,提高印章管理的技能和法律风险防范意识。印章保管人员必须加强对印章的保管,未经企业主要领导批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

5、禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时,必须经总经理同意,而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数,在文件内容实施后,应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时,应将文件、资料退回行政部(或办公室),办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中,公章使用人应承担相应的工作责任。

6、公章必须由企业指派的人保管,挂靠单位施工使用公章的必须得到企业指派的公章管理人员允许,并由企业指派的人员加盖。

7、企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序,经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后,印章使用单位应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

8、企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理,限定其用途和使用审批程序,严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围,不能用于对外签订合同,不能在对外承诺、证明等材料上使用,必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人,建立使用台账,绝不允许分包方使用项目部印章。

9、企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,由法律管理部门按法律规定解决。基本做法如下:首先,及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;其次,在相关报纸上发布澄清声明,及时知会潜在客户;再次,及时通知仿冒合同的相对人,陈述相关事实,解除相关合同,如果相对人不予配合,要及时向当地法院申请,通过法律途径认定合同无效,解除相关合同。

10、企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

印章是企业的象征,它代表着企业的法律行为,企业印章管理和使用的法律风险尤为突出。本文提出印章管理和使用存在的法律风险和防范对策献给各中小微企业,为促进中小微企业良性健康发展贡献出专业法律机构的一份力量。


cache
Processed in 0.004274 Second.